Witajcie!
Od jakiegoś czasu chodziły za nami posty gościnne. Koniecznie chcieliśmy rozszerzyć tematykę postów w dziedzinie planowania i organizacji, czasem i przestrzenią przy udziale innych specjalistów.
Plan udało się zrealizować, dzisiejszym postem zatem otwieramy cykl postów gościnnych. :)
.....................................................................................................................................................
Porozmawialiśmy z Anną Malarz ze Szkoły Wdzięku Perfection(is)Mine na temat
Anna jest trenerem biznesu - Coach Business & Life, psychologiem, psychologiem sportu. Ekspertką komunikacji interpersonalnej, zarządzania emocjami i stresem, profilaktyki wypalenia zawodowego
oraz zmiany nawyków.
Anno, Czy istnieje idealny system zarządzania czasem?
Według mnie idealny system zarządzania czasem to taki, który
jest dopasowany do potrzeb
i stylu życia użytkownika. To dokładnie tak jak z kupowaniem ubrań. Raczej nie będziesz czuć się komfortowo w
stroju, który jest na Ciebie za duży o cztery rozmiary, za ciasny lub w
kolorze, którego zdecydowanie nie darzysz sympatią. Nawet jeśli inni wyglądają
i czują się w nim wspaniale. Żeby wybrać coś dla siebie potrzebujesz znać swój
rozmiar, preferencje i przede wszystkim sprawdzić w praktyce czy Twoje wstępne
założenia rzeczywiście się sprawdzą. Wachlarz systemów i narzędzi zarządzania
sobą w czasie wymaga od użytkownika przede wszystkim zmiany nawyków osobistej
efektywności , która nie jest prosta i wymaga skupienia oraz systematyczności.
Czego potrzebujemy oprócz znajomość tego idealnego systemu?
Myślę, że najważniejsze w procesie usprawniania swojego życia jest zdiagnozowanie, które z obszarów zarządzania sobą w czasie wymagają poprawy i wytypowanie dopasowanych do tych potrzeb rozwiązań. Jeżeli czujesz, że sprawia Ci trudność priorytetyzacja zadań - poznaj techniki, które ją ułatwiają. Jeżeli chcesz zwalczyć odkładanie spraw na „wieczne nigdy” - naucz się szybko motywować do działania dzięki trikom psychologicznym. Najczęstszym i najgorszym w skutkach błędem osób chcących zwiększyć swoją efektywość jest „łapanie wszystkich srok za ogon”. Wysoki poziom początkowej motywacji do zmiany wprowadza w optymistyczne przeświadczenie, że uda się zmienić wszystko od razu i niestety zazwyczaj kończy się to bolesnym upadkiem.
Jak radzić
sobie z odkładaniem pracy i niechęcią w stosunku do niektórych zadań?
Istnieją proste i szybkie triki psychologiczne, które są w
stanie szybko zmotywować do wykonania nawet najgorszego zadania. Po pierwsze - zrób
pierwszy krok!
Pamiętaj, że umysł dąży do ukończenia już rozpoczętych czynności, więc dzięki zrobieniu pierwszego kroku w sprytny sposób zwiększysz prawdopodobieństwo, że doprowadzisz pracę do końca.
Jeżeli odkładane zadanie jest duże podziel je na mniejsze części.
Kolejnym z nich jest technika zjedz tę żabę. Warto wykonywać największe i najtrudniejsze zadania jako pierwsze w kolejności. Wyobraź sobie swoją satysfakcję i pozytywne nastawienie do następnych w kolejności zadań po uporaniu się z najgorszym z nich. Bezcenne.
Ciekawym sposobem jest również wyznaczenie sobie konkretnej ilości czasu na wykonanie części zadania i odmierzanie go np. stoperem. Możesz założyć, że przez najbliższe 25 minut będziesz pracować po czym poświęcisz 10 minut na zrobienie czegoś przyjemnego. I od początku. Jeżeli Twoim kłopotem jest odkładanie rozpoczęcia pracy do ostatniej chwili - żeby zapobiec kolejnej nieprzespanej nocy pełnej adrenaliny i stresu zacznij tworzyć wcześniejsze deadline’y dla swoich zadań. Radzę natomiast uważać na straszenie siebie negatywnymi konsekwencjami nie ukończenia zadania w terminie. Okazuje się, że działają raczej paraliżująco i zdecydowanie nie motywują do podjęcia działania.
Pamiętaj, że umysł dąży do ukończenia już rozpoczętych czynności, więc dzięki zrobieniu pierwszego kroku w sprytny sposób zwiększysz prawdopodobieństwo, że doprowadzisz pracę do końca.
Jeżeli odkładane zadanie jest duże podziel je na mniejsze części.
A co dalej?
Kolejnym z nich jest technika zjedz tę żabę. Warto wykonywać największe i najtrudniejsze zadania jako pierwsze w kolejności. Wyobraź sobie swoją satysfakcję i pozytywne nastawienie do następnych w kolejności zadań po uporaniu się z najgorszym z nich. Bezcenne.
Ciekawym sposobem jest również wyznaczenie sobie konkretnej ilości czasu na wykonanie części zadania i odmierzanie go np. stoperem. Możesz założyć, że przez najbliższe 25 minut będziesz pracować po czym poświęcisz 10 minut na zrobienie czegoś przyjemnego. I od początku. Jeżeli Twoim kłopotem jest odkładanie rozpoczęcia pracy do ostatniej chwili - żeby zapobiec kolejnej nieprzespanej nocy pełnej adrenaliny i stresu zacznij tworzyć wcześniejsze deadline’y dla swoich zadań. Radzę natomiast uważać na straszenie siebie negatywnymi konsekwencjami nie ukończenia zadania w terminie. Okazuje się, że działają raczej paraliżująco i zdecydowanie nie motywują do podjęcia działania.
Czy są jakieś zasady skutecznego planowania dnia?
Bardzo użytecznym i genialnym w swojej prostocie narzędziem
ułatwiającym skuteczne planowanie swojego dnia jest lista dzienna. Nasza pamięć zdecydowanie ma ograniczone możliwości
i odradzałabym pokładanie w niej dużej wiary. Wystarczy, że użyjesz zwykłej kartki papieru i w towarzystwie aromatycznej kawy zastanowisz
się nad wyzwaniami nadchodzącego dnia i je zapiszesz. Korzystanie z listy
dziennej pozwala wybrać najważniejsze zadania do wykonania w danym dniu. Kiedy
są zapisane nie trzeba już zastanawiać się nad tym czym się zająć. Wisienką na
torcie jest oczywiście moment, kiedy po wykonaniu trudnego zadania możemy je skreślić lub skasować zapewniając sobie pokaźną
dawkę pozytywnych emocji.
Niestety nawet przy tak prostym narzędziu możemy paść ofiarą błędów. Najczęstszym z nich jest umieszczanie na liście dziennej zbyt wielu zadań. Jeżeli zdarza Ci się przeszacowywać swoje możliwości i doświadczać znaczącego wydłużenia czasu wykonywania zadania to jest to zupełnie normalne zjawisko. W Psychologii określamy je złudzeniem planowania. Zostało opisane przez - docenionego nagrodą Nobla – psychologa i ekonomistę, Daniela Kahnemana, jako jeden z licznych błędów poznawczych, którym ulegają ludzie. Polega na tym, że określając czas potrzebny na wykonanie działania nie bierzemy pod uwagę czynników zewnętrznych, które pojawiają się w trakcie pracy. Odpowiedzią na radzenie sobie w takich sytuacjach jest stosowanie zasady 60/40.
Czy taki
system ma też swoje wady?
Niestety nawet przy tak prostym narzędziu możemy paść ofiarą błędów. Najczęstszym z nich jest umieszczanie na liście dziennej zbyt wielu zadań. Jeżeli zdarza Ci się przeszacowywać swoje możliwości i doświadczać znaczącego wydłużenia czasu wykonywania zadania to jest to zupełnie normalne zjawisko. W Psychologii określamy je złudzeniem planowania. Zostało opisane przez - docenionego nagrodą Nobla – psychologa i ekonomistę, Daniela Kahnemana, jako jeden z licznych błędów poznawczych, którym ulegają ludzie. Polega na tym, że określając czas potrzebny na wykonanie działania nie bierzemy pod uwagę czynników zewnętrznych, które pojawiają się w trakcie pracy. Odpowiedzią na radzenie sobie w takich sytuacjach jest stosowanie zasady 60/40.
Planując weź pod uwagę jedynie 60 % dostępnego czasu. Pozostałe 40 %
zostaw na niezaplanowane kwestie, które z pewnością wynikną w trakcie pracy.
A w jaki najprostszy sposób możemy określić
priorytety na naszej liście?
Najlepiej sprawdzą się Macierze Eisenhowera, które dostarczają czterech
kategorii, pozwalających uporządkować obowiązki:
Sprawy PILNE i WAŻNE – zadania, które powinniśmy wykonać sami
lub w szybkim tempie zlecić je komuś innemu. Mają zbliżający się termin a ich
niewykonanie grozi negatywnymi sankcjami.
Sprawy PILNE I NIEWAŻNE –
zadania o zbiżającym się
terminie, nieistotne dla Twoich celów.
Są pilne, ale ważne dla kogoś innego.
Sprawy NIEPILNE I WAŻNE – zadania, które możemy rozłożyć w czasie.
Są istotne dla naszych celów np. zaplanowanie ważnego projektu.
Sprawy NIEPILNE I NIEWAŻNE – do
tej kategorii możemy zaliczyć „pożeracze czasu”, które kradną cenny czas.
Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest angażowanie się w sprawy PILNE I
WAŻNE, oraz NIEPILNE I WAŻNE. Ciekawym sposobem jest poświęcenie czasu na
przyporządkowanie zadań do wymienionych przeze mnie kategorii tak by kiedy będą
się pojawiały łatwiej je rozpoznawać. Można również stworzyć własne pytania testujące
sprawy, których użycie pozwala łatwo rozstrzygnąć, z którą kategorią zadań ma
się właśnie do czynienia.
Aniu, bardzo dziękujemy za rozmowę. Wierzymy, że wielu z naszych czytelników wyniesie z tego wywiadu wiele dobrego. :)
*** Kochani, koniecznie dajcie znać w komentarzu czy podoba Wam się tekst? Czy jesteście chętni na więcej takich postów?
Pozdrawiamy,
Zespół Projekt Planner
Zespół Projekt Planner
2 komentarze
super wpis, bardzo motywujący i dający do myslenia,. już jakis czas dokształcam się w dziedzinie organizacji swojego czasu i u mnie zamiast zaby jest słoń :D, któremu trzeb odgryźć ogon :)) czyli dzień pracy zaczynam od nacięższego wyzwania, tak by pod koniec dnia, kiedy siły się kończą, dojść do tego co najłatwiejsze i najprzyjemniejsze :)
OdpowiedzUsuńdodam może tylko, że przy organizacji swojego czasu pracy bardzo ważne sa przerwy :) Ola Budzyńska, której jestem fanką namawia do pracy w systemie 30:5 - 30 min intensywnej pracy, 5 minut przerwy -> polecam :)
Dokładnie tak :) W tekście jest również wzmianka o przerwach - "Możesz założyć, że przez najbliższe 25 minut będziesz pracować po czym poświęcisz 10 minut na zrobienie czegoś przyjemnego. I od początku." :)
Usuń