domowe biuro,
DT Nieperfekcyjna,
Nieperfekcyjna,
organizacja czasem
Organizacja dokumentów w domu
09:33
Cześć, tu NiePerfekcyjna. Dzisiaj pomogę Wam okiełznać dokumenty i wszelakie
papierzyska.
Today, I will help you tame documents and all kinds of
paperwork.
Skuteczne zarządzanie dokumentami dotyczącymi spraw domowych
jest niezwykle ważne. Wyobraź sobie co by było gdybyś notorycznie zapominała o
płaceniu rachunków, czy przekopywałam pół domu aby odnaleźć zaginioną gwarancje
sprzętu, który akurat postanowił wyzionąć ducha ? ;)
Effective management of documents concerning domestic
affairs is extremely important. Imagine what would happen if you notoriously
kept forgetting to pay bills, or hunter high and low for the lost warranties of
equipment which has just decided to give up the ghost? ;)
Dzisiaj chciałabym ci przedstawić prosty sposób na
archiwizację dokumentów, ale zanim do tego przystąpimy zaopatrz się w:
●
segregatory, lub teczkę harmonijkową,
●
teczkę,
●
plastikowe koszulki na dokumenty,
●
samoprzylepne etykiety,
●
aparat.
Today I would like to show you a simple way of keeping
documents’ archives, but before we proceed you should get:
● binders or an accordion folder,
● a briefcase
● plastic T-shirts for documents,
● self-adhesive labels,
● a camera.
Zastanów się jakie dokumenty musisz przechowywać i rozpisz
je na kartce, w ten sposób stworzysz kategorie etykiet i łatwiej będzie ci
wszystko znaleźć. Jeżeli masz już to ustalone zacznij od segregacji i
umieszczenia wszystkiego w foliach ochronnych, oraz naniesienia kategorii na
poszczególne przekładki.
Ważne dokumenty takie jak gwarancje, czy dowody zakupu warto
zfotografować- będziemy mieć gwarancję, że papier nie wyblaknie i da radę z
niego odczytać co potrzeba.
Osobiście lubię proste rozwiązania, które nie zabierają zbyt
wiele czasu dlatego uwielbiam teczki harmonijkowe.
Think about what documents you need to store and make a list
of them, that creates categories of labels and it will be easier for you to
find everything you need. If you already have that fixed, start with segregating
and placing everything in protective films, and write the names of your
cathegories on individual spacers.
Important documents such as warranties or receipts should be
photographed – to ensure that even if the paper fades, you will be able to read
everything you need.
Personally, I like a simple solution that does not take too
much time because I love the accordion folders.
W moim archiwum
znajduje się 8 etykiet:
1. rachunki do opłat,
2. rachunki zapłacone,
3. samochód,
4. gwarancje,
5. umowy- praca
6. umowy- sprzęty/usługi,
7. zdrowie,
8. pity
In my archive there are 8 labels:
1. bills to be paid,
2. bills already paid,
3. car,
4. warranties,
5. employment contracts,
6. other contracts - appliances /services,
7. health,
8. taxes.
Zwróć uwagę, że jeżeli prowadzisz swoją działalność będziesz
potrzebować kolejną teczkę na sprawy tylko i wyłącznie firmowe.
Dodatkowo posiadam sporą teczkę na wszystkie swoje kursy
itd. do których chcę jeszcze na spokojnie wrócić ;)
Please note that if you do business you will need another
folder, company matters only.
In addition, I have a large briefcase for all my courses
etc. to which I want to return;)
WAŻNE!
Wszystkie ważne
dokumenty typu polisy, akty urodzenia, czy ślubu. kopie testamentu i akty
własności przechowuj w innym miejscu, najlepiej w ognioodpornej kasetce.
Jak długo
przechowywać dokumenty?
●
przez rok- paragony za większe zakupy, wyciągi z
rachunków i kart bankowych, dowody wypłaty gotówki,rachunki telefoniczne i
potwierdzenia wpłaty pocztowej,
●
przez 5 lat- roczne zeznania podatkowe i związane z tym
dokumenty, tak jak faktury potwierdzające prawo do skorzystania z ulgi, dowody
zakupu odliczanych towarów i usług,
●
do czasu ich wygaśnięcia- umowy kredytowe i
ubezpieczeniowe, umowy kupna/sprzedaży samochodu, dowody zakupu towarów na
gwarancji,
●
na zawsze- akty urodzenia/ślubu/zgonu, testament,
świadectwa pracy i szkolne, ważne pisma urzędowe, akty notarialne.
IMPORTANT!
All important documents such as the insurance, birth or
wedding certificates, copies of wills and deeds should be stored in another location,
preferably in a fireproof case.
How long to keep documents?
● a year- receipts - major purchases, account statements and
bank cards, receipts and invoices, telephone bills and payment confirmations,
● 5 years- annual tax returns and related documents, such as
invoices confirming the right to get benefits, receipts for purchases of
deductible goods and services,
● until void - loan agreements and insurance contracts to
buy / sell the car, documents of any purchase of goods under warranty,
● always: birth / marriage / death certificates, the last will,
work and school certificates, important official letters, deeds.
Jak radzić sobie z
korespondencją?
W naszych realiach wystarczy jeżeli poświęcisz jeden wieczór
w tygodniu na przejrzenie korespondencji, chyba, że wolisz robić to na bieżąco.
Jeżeli wybierzesz pierwszy sposób od razu po otrzymaniu przesyłek rozdzielaj je
na dwie kupki korespondencja i ulotki reklamowe, a te należące do drugiej grupy
od razu wyrzuć ;). Zaoszczędzisz w ten sposób czas i pieniądze! Pozostałe włóż
do teczki kopertowej, gdzie będą grzecznie czekać na godzinę ZERO.
How to deal with correspondence?
It is enough if you spend one evening a week to review the
correspondence, unless you do it on a regular basis. If you choose the first
method immediately after receiving the shipment, split them into two piles:
correspondence and leaflets, and those of the second group discard immediately ;)
This will save time and money! Others should be put in an envelope briefcase,
where they will wait politely to be processed.
14 komentarze
Myślę, że z Waszymi problemami rachunkowymi najlepiej poradzi sobie www.biurofinansowekk.com. Korzystam z ich usług od lat i jeszcze nigdy się nie zawiodłem.
OdpowiedzUsuńJa u siebie w domu mam biuro. No a w biurze dużo dokumentów. Jak przychodzi czas na archiwizację to pomocne zawsze są klipsy archiwizacyjne https://somax.eu/250-klipsy-archiwizacyjne bo znacznie mi tą prace ułatwiają.
OdpowiedzUsuńOrganizacja dokumentów jest bardzo ważnym elementem każdej firmy. No chyba, że lubimy mieć bałagan, ale pewnie nie. U mnie w podmiocie do tych rzeczy mam system https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ który sprawdza się bardzo dobrze. Nie sądziłam, że takie rzeczy mogą być tak efektywne.
OdpowiedzUsuńJa w domu nie mam aż tylu dokumentów, aby musieć je dobrze organizować, ale w firmie? Aż na samą myśl o tych dokumentach mam gęsią skórę, a sposobów na to brak, dlatego chyba skorzystam z pomocy https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/ którzy w bezpieczny sposób zajmą się archiwizacją moich dokumentów.
OdpowiedzUsuńMy w firmie do archiwizowania dokumentów używamy specjalnego oprogramowania - https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ w znacznym stopniu ułatwiającego składowanie dużych zasobów danych, które odnotowywane są w komputerze. W ten sposób mamy pełny oraz szybki wgląd do całej dokumentacji firmowej.
UsuńJa, przez pewien czas miałam w dokumentach naprawdę duży nieporządek. Na szczęście zdecydowałam się na zakup szafki dostępnej w ofercie sklepu internetowego https://dkwadrat.pl/pl/menu/meble/biurka/kontenery-1758.html - od tej pory, trzymam je wyłącznie w niej, dzięki czemu doskonale wiem, co i gdzie się znajduje (posegregowałam dodatkowo wspomniane dokumenty i powsadzałam je do teczek).
OdpowiedzUsuńbiuro w domu to fajna sprawa, jednak papierków sporo. Dlatego warto zastanowić się nad archiwzacją dokumentów. Odkąd my przerzuciliśmy się na takie rozwiązanie, to znacząco usprawnilismy różnego rodzaju procesy w firmie. Polecam wam sprawdzić ofertę https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/ Myślę, że zainteresuje was równie mocno, jak mnie.
OdpowiedzUsuńFajny artykuł. Pozdrawiam serdecznie.
OdpowiedzUsuńNo jeśli już jesteśmy w temacie dokumentów, to jak radzić sobie z nimi, jeśli mamy kłopot z uporządkowaniem wszystkiego? Wiem, że wiele osób sięga po pomoc z zakresu audytu kadrowo-płacowego. Zerknijcie sobie na stronę http://biznes4you.pl/czy-w-twojej-firmie-jest-potrzebny-audyt-kadrowo-placowy/ Tam macie wszystkie szczegóły, gdybyście chcieli skorzystać.
OdpowiedzUsuńBardzo ciekawie napisane. Jestem pod wielkim wrażaniem.
OdpowiedzUsuńBardzo dobry wpis. Pozdrawiam serdecznie.
OdpowiedzUsuńMi pomogła w organizacji dokumentów agencja https://csmagency.pl
OdpowiedzUsuńJeśli chodzi o samą organizację dokumentów to jak najbardziej jest to ważna kwestia. Jak dla mnie świetnie również sprawdza się system do archiwizacji dokumentów https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ gdzie będzie on miał na pewno zastosowanie w niejednej firmie.
OdpowiedzUsuńDla mnie przede wszystkim ważną sprawą jest archiwizacja dokumentów w mojej firmie gdyż od jakiegoś czasu całkiem sporo mi się ich stworzyło. W każdym razie ja korzystam z pomocy firmy https://archiveo.pl/ która się właśnie tymi rzeczami zajmuje.
OdpowiedzUsuń