Cześć, tu NiePerfekcyjna. Dzisiaj pomogę Wam okiełznać dokumenty i wszelakie
papierzyska.
Today, I will help you tame documents and all kinds of
paperwork.
Skuteczne zarządzanie dokumentami dotyczącymi spraw domowych
jest niezwykle ważne. Wyobraź sobie co by było gdybyś notorycznie zapominała o
płaceniu rachunków, czy przekopywałam pół domu aby odnaleźć zaginioną gwarancje
sprzętu, który akurat postanowił wyzionąć ducha ? ;)
Effective management of documents concerning domestic
affairs is extremely important. Imagine what would happen if you notoriously
kept forgetting to pay bills, or hunter high and low for the lost warranties of
equipment which has just decided to give up the ghost? ;)
Dzisiaj chciałabym ci przedstawić prosty sposób na
archiwizację dokumentów, ale zanim do tego przystąpimy zaopatrz się w:
●
segregatory, lub teczkę harmonijkową,
●
teczkę,
●
plastikowe koszulki na dokumenty,
●
samoprzylepne etykiety,
●
aparat.
Today I would like to show you a simple way of keeping
documents’ archives, but before we proceed you should get:
● binders or an accordion folder,
● a briefcase
● plastic T-shirts for documents,
● self-adhesive labels,
● a camera.
Zastanów się jakie dokumenty musisz przechowywać i rozpisz
je na kartce, w ten sposób stworzysz kategorie etykiet i łatwiej będzie ci
wszystko znaleźć. Jeżeli masz już to ustalone zacznij od segregacji i
umieszczenia wszystkiego w foliach ochronnych, oraz naniesienia kategorii na
poszczególne przekładki.
Ważne dokumenty takie jak gwarancje, czy dowody zakupu warto
zfotografować- będziemy mieć gwarancję, że papier nie wyblaknie i da radę z
niego odczytać co potrzeba.
Osobiście lubię proste rozwiązania, które nie zabierają zbyt
wiele czasu dlatego uwielbiam teczki harmonijkowe.
Think about what documents you need to store and make a list
of them, that creates categories of labels and it will be easier for you to
find everything you need. If you already have that fixed, start with segregating
and placing everything in protective films, and write the names of your
cathegories on individual spacers.
Important documents such as warranties or receipts should be
photographed – to ensure that even if the paper fades, you will be able to read
everything you need.
Personally, I like a simple solution that does not take too
much time because I love the accordion folders.
W moim archiwum
znajduje się 8 etykiet:
1. rachunki do opłat,
2. rachunki zapłacone,
3. samochód,
4. gwarancje,
5. umowy- praca
6. umowy- sprzęty/usługi,
7. zdrowie,
8. pity
In my archive there are 8 labels:
1. bills to be paid,
2. bills already paid,
3. car,
4. warranties,
5. employment contracts,
6. other contracts - appliances /services,
7. health,
8. taxes.
Zwróć uwagę, że jeżeli prowadzisz swoją działalność będziesz
potrzebować kolejną teczkę na sprawy tylko i wyłącznie firmowe.
Dodatkowo posiadam sporą teczkę na wszystkie swoje kursy
itd. do których chcę jeszcze na spokojnie wrócić ;)
Please note that if you do business you will need another
folder, company matters only.
In addition, I have a large briefcase for all my courses
etc. to which I want to return;)
WAŻNE!
Wszystkie ważne
dokumenty typu polisy, akty urodzenia, czy ślubu. kopie testamentu i akty
własności przechowuj w innym miejscu, najlepiej w ognioodpornej kasetce.
Jak długo
przechowywać dokumenty?
●
przez rok- paragony za większe zakupy, wyciągi z
rachunków i kart bankowych, dowody wypłaty gotówki,rachunki telefoniczne i
potwierdzenia wpłaty pocztowej,
●
przez 5 lat- roczne zeznania podatkowe i związane z tym
dokumenty, tak jak faktury potwierdzające prawo do skorzystania z ulgi, dowody
zakupu odliczanych towarów i usług,
●
do czasu ich wygaśnięcia- umowy kredytowe i
ubezpieczeniowe, umowy kupna/sprzedaży samochodu, dowody zakupu towarów na
gwarancji,
●
na zawsze- akty urodzenia/ślubu/zgonu, testament,
świadectwa pracy i szkolne, ważne pisma urzędowe, akty notarialne.
IMPORTANT!
All important documents such as the insurance, birth or
wedding certificates, copies of wills and deeds should be stored in another location,
preferably in a fireproof case.
How long to keep documents?
● a year- receipts - major purchases, account statements and
bank cards, receipts and invoices, telephone bills and payment confirmations,
● 5 years- annual tax returns and related documents, such as
invoices confirming the right to get benefits, receipts for purchases of
deductible goods and services,
● until void - loan agreements and insurance contracts to
buy / sell the car, documents of any purchase of goods under warranty,
● always: birth / marriage / death certificates, the last will,
work and school certificates, important official letters, deeds.
Jak radzić sobie z
korespondencją?
W naszych realiach wystarczy jeżeli poświęcisz jeden wieczór
w tygodniu na przejrzenie korespondencji, chyba, że wolisz robić to na bieżąco.
Jeżeli wybierzesz pierwszy sposób od razu po otrzymaniu przesyłek rozdzielaj je
na dwie kupki korespondencja i ulotki reklamowe, a te należące do drugiej grupy
od razu wyrzuć ;). Zaoszczędzisz w ten sposób czas i pieniądze! Pozostałe włóż
do teczki kopertowej, gdzie będą grzecznie czekać na godzinę ZERO.
How to deal with correspondence?
It is enough if you spend one evening a week to review the
correspondence, unless you do it on a regular basis. If you choose the first
method immediately after receiving the shipment, split them into two piles:
correspondence and leaflets, and those of the second group discard immediately ;)
This will save time and money! Others should be put in an envelope briefcase,
where they will wait politely to be processed.
Cześć, tu NiePerfekcyjna. Dzisiaj pomogę Wam okiełznać dokumenty i wszelakie papierzyska. Today, I will help you tame docum...
